بهره وری و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار چیست؟
?What is the efficiency and optimization of business processes
بهینه سازی فرایندهای کسب و کار روشی است که ضمن شناسایی و حذف کارهای غیرضروری، شرایط را برای افزایش بهره وری و بهبود مدیریت زمان فراهم میکند. در این روش با ایجاد تغییرات به موقع در فرایندها، کارها بهتر از گذشته انجام شده و سودآوری کسب و کارها تضمین میشود. علاوه بر این، بهینه سازی فرایندهای کسب و کار مزایای فراوانی دارد که در ادامه با آنها آشنا خواهید شد.
مزایای بهینه سازی فرایندهای کسب و کار
با بهبود و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار شاهد این تغییرات خواهیم بود:
- بهبود بهره وری و عملکرد از طریق:
- ایجاد راهحلهای بهتر.
- یکپارچهسازی فعالیتها.
- افزایش انعطافپذیری در انجام کارها.
- افزایش کیفیت اجرا
- افزایش کنترل اطلاعات:
مشخص میشود مبدا و مقصد هر داده کجاست و از آنها چه استفادهای خواهد شد. - کاهش خطاها و نیاز به کار مجدد
- مدیریت موثر منابع
- مدیریت هزینهها
چگونه فرایندهای کسب و کار را بهینه کنیم؟
روشهای مختلفی برای بهینه سازی فرایندهای کسب و کار وجود دارد که به مهمترین آنها اشاره میکنیم:
نقشهبرداری از فرایندها:
فرایند نقشهبرداری به معنی مطالعه فعالیتهای انجام شده و شناسایی ورودیها و خروجیها است. این روش به درک نحوه انجام کار کمک میکند و باعث شناسایی بهتر خطاها و بهبود اجرای فرایندها خواهد شد.
شناسایی و حذف خطاها و اشتباهها:
در این روش علت خطاهای ایجاد شده در فرایندها مشخص شده و عیوب موجود از بین میروند. اشتباهها نیز در نتیجه درست طراحی نشدن فرایندها به وجود میآیند که با استفاده از این روش میتوان آنها را از بین برد.
حذف مراحل غیرضروری:
برخی از فعالیتها با اینکه تاثیر مثبتی روی روند کار ندارند اما باز هم اجرا میشوند. در بهبود فرایندهای کسب و کار، مراحل غیرضروری قابل شناسایی و حذف هستند.
حذف زمان انتظار:
برخی از فرایندها طی مراحل طولانی انجام میشوند که مواجهه آنها با یک تاخیر باعث طولانیتر شدنشان خواهد شد. بنابراین میتوان مشکلی به نام زمان انتظار را در آنها حذف کرد.
خودکار کردن فرایندها:
با خودکار کردن برخی از فرایندها به ویژه فرایندهای تکراری و وقتگیر میتوان کارها را راحتتر کرد.
ساده سازی فرایندها:
در صورت سادهسازی فرایندها، برداشتهای اشتباه به حداقل میرسد.
نکات مهم برای موفقیت در بهینه سازی فرایندهای کسب و کار
پی بردن به مزایای بهینه سازی فرایندهای کسب و کار و آشنایی با روشهای بهینه کردن فرایندها برای موفقیت لازم است اما کافی نیست. موفقیت شما در بهینه سازی فرایندهای کسب و کار در گروی رعایت نکات زیر است:
مشخص کردن نوع بهینه سازی فرایندها از لحاظ استمرار:
بهینه سازی فرایندها از لحاظ استمرار به دو دسته دائمی و یکباره تقسیم میشود و به چالشهای پیش روی کسب و کارها بستگی دارد. چنانچه این چالشها موقت و گذرا باشند، میتوان از بهبود یکباره استفاده کرد در غیر این صورت به بهبود دائمی فرایندها نیاز دارید.
آمادگی مدیران برای بهبود فرایندهای کسب و کار:
مدیران نقش ویژهای در بهبود فرایندهای کسب و کار دارند چرا که اهمیت بهبود باید از بالا به پایین انتقال پیدا کند. بنابراین بایستی با ایجاد فرهنگ سازمانی مناسب، با مقاومت مدیران و کارمندان در برابر بهبود مقابله کرد. به طور یقین پشتیبانی مدیران از این اتفاق، به سرعت بهینه سازی فرایندهای کسب و کار کمک میکند.
توجه به شاخص های بهبود فرایندهای کسب و کار:
سه شاخص اصلی برای اجرای موفق بهبود فرایندها وجود دارد که عبارتند از کیفیت، زمان و هزینه. افزایش قابلیت اعتماد محصول باعث بهبود کیفیت، کاهش زمان انجام کار باعث بهینه سازی زمان و کاهش بهای تمام شده باعث بهبود هزینه خواهد شد.
توجه به مراحل اجرای بهبود فرایندهای کسب و کار:
برنامه و اهداف، کنترل، طراحی و اجرا و در نهایت اقدام، چهار مرحله اصلی برای اجرای بهبود فرایندها هستند.
نظارت دائم بر چرخه بهبود فرایندهای کسب و کار:
بهبود فرایندها به نظارت دائم نیاز دارد که به صورت یک چرخه با سه مولفه اصلی شناخته میشود:
- طرح ریزی: تعریف شاخص و هدف گذاری.
- آماده سازی: اندازه گیری و ثبت.
- گزارش: ارزیابی و تهیه گزارش دورهای.
لزوم نظارت دائم بر چرخه بهبود فرایندهای کسب و کار
تجربه نشان داده است بسیاری از چالشهای پیش روی کسب و کارها به علت تغییر و تحولات مستمر بازار، دائمی هستند. بنابراین نظارت دائم بر چرخه بهبود فرایندهای کسب و کار به منظور انجام بهتر کارها و افزایش بهره وری توصیه میشود.