تهیه گزارش آماری برای مدیران کسب و کارها

آماده سازی و تهیه گزارش آماری برای مدیران کسب و کارها و صاحبان بیزینس

prepare statistical reports for business owners and business managers 

تهیه گزارش آماری، موثرترین روش برای اطلاع مدیران از وضعیت فعلی هر کسب و کار است. در واقع گزارش آماری از طریق اعداد، ارقام و نمودار نقاط ضعف و قوت یک کسب و کار را بیان می‌کند. مدیران با استناد به این گزارش‌ها و تحلیل صحیح آن‌ها می‌توانند برای آینده کسب و کار خود تصمیم مناسب بگیرند.

آنها با کمک گزارش آماری متوجه می‌شوند در زیر مجموعه‌های خود چه اتفاقی افتاده است و اوضاع کاری به چه صورت پیش می‌رود. لذا بایستی اطلاعات صحیحی در اختیار مدیران قرار گیرد تا بتوانند مجموعه تحت مدیریت خود را به درستی هدایت کنند.

زمانی کسب و کار به مقصد نهایی خود نزدیک خواهد شد که گزارش آماری از استاندارد لازم برخوردار باشد. اما ویژگی‌های یک گزارش آماری استاندارد چیست؟

ویژگی‌های گزارش آماری استاندارد

موارد زیر را می‌توان به عنوان ویژگی‌های یک گزارش آماری خوب و استاندارد در نظر گرفت:

• سادگی و روانی

  گزارش آماری باید قابل فهم و قابل درک باشد.

• به موقع بودن

  گزارش آماری باید در زمان مناسب و بدون تاخیر آماده شود.

• بی‌طرفی و مغرضانه نبودن

  گزارش آماری باید به دور از سوگیری و غرض‌ورزی خاصی تهیه شود.

• طبقه بندی اطلاعات

  ارائه طبقه‌ بندی مناسب اطلاعات بر اساس شناخت صحیح از کسب و کار

• قابل اعتنا و استناد بودن

  در صورتی که داده‌های جمع آوری شده معتبر و صحیح باشد، اطلاعات به دست آمده در گزارش آماری قابل استناد خواهد بود.

  

انواع گزارش‌های آماری مدیریتی کدامند؟

گزارش‌های آماری برای مدیران کسب و کارها انواع مختلفی دارند که عبارتند از:

1. گزارش‌های از قبل برنامه‌ریزی شده

   این گزارش‌ها در بازه‌های زمانی مشخص به عنوان مثال روزانه، هفتگی یا ماهانه توسط سرپرست بخش‌های مختلف ارائه می‌شود.

2. گزارش‌های درخواستی

   گاهی اوقات مدیرعامل بدون برنامه‌ریزی قبلی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن باید اطلاعاتی را در مورد کسب و کار خود بررسی کند. به همین علت از مسئول بخش مورد نظر درخواست گزارش فوری می‌کند.

3. گزارش‌های استثناء

   در این گزارش‌ها، زمانی که مشکلی در یکی از قسمت‌های مجموعه کاری رخ می‌دهد، سرپرست بخش با ارائه گزارش فوری از مدیر درخواست پیگیری می‌کند.

   

بایدها و نبایدها در گزارش‌های مدیریتی

بخشی از بایدها و نبایدها در گزارش‌های مدیریتی در مطالب فوق عنوان شد اما در این قسمت دقیق‌تر به بررسی نکات لازم می‌پردازیم.

1. داشتن شناخت کافی از حوزه مربوطه برای تهیه گزارش

   فردی که مسئول تهیه گزارش است باید از حوزه مربوطه شناخت کافی داشته باشد. همچنین قبل از تهیه گزارش باید با کارشناسان مذاکره کرده و پس از تهیه گزارش، پیش از انتشار نظر حوزه فنی را جویا شود.

2. استفاده از اعداد و ارقام

   مدیران کسب و کارها علاقه‌مند به اعداد و ارقام هستند چون با یک نگاه متوجه می‌شوند چه اتفاقی افتاده است.

3. استفاده از جدول و نمودار

   نمودارها و جداول حجم گزارش را کمتر و آن را جذاب‌تر می‌کنند. این جداول و نمودارها باید راهنمای کامل داشته باشند تا مدیران راحت با آنها ارتباط برقرار کنند.

4. پرهیز از توضیحات طولانی

   مدیران کسب و کارها فرصت و حوصله مطالعه و بررسی گزارش‌های طولانی را ندارند.

5. استفاده از شاخص‌های سنجش عملکرد

   منظور از شاخص سنجش عملکرد، معیاری است که نشان می‌دهد تا چه اندازه اهداف تعریف شده برای کسب و کار محقق شده است. به عنوان مثال بازدیدکنندگان منحصر به فرد سایت یا نرخ تبدیل کلیک به مشتری، شاخص‌های مناسبی برای ارزیابی عملکرد هستند.

6. پرهیز از ارائه گزارش‌های تخصصی

   مدیران کسب و کارها به گزارش‌های کاربردی بیشتر توجه می‌کنند و ممکن است از گزارش‌های تخصصی سر در نیاورند.

   

مراحل تهیه گزارش آماری

برای تهیه یک گزارش آماری مناسب و قابل استناد باید مراحل زیر را طی کرد:

• جمع‌آوری و بررسی داده‌ها
  داده‌ها باید موثق باشند و از منبع معتبری جمع‌آوری شوند. در صورت وجود داده‌های پرت باید علت را جویا شوید و داده‌ها را دقیق‌تر بررسی کنید.
• طبقه‌بندی داده‌ها
• مقایسه داده‌ها با یکدیگر
  مقایسه، تصویر واقعی‌تری از معیارها به نمایش می‌گذارد و از این طریق مدیران درک بهتری از گزارش آماری خواهند داشت
• استفاده از نمودار، جدول و شاخص‌های آماری مناسب
• ارائه تحلیل مرتبط با جداول و نمودارها
• شناسایی مسائل و مشکلات کسب و کار جهت ارائه به مدیر

با شناسایی صحیح مشکلات در گزارش آماری، مدیران به راحتی می‌توانند راه‌حل‌های مناسبی به صورت کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت برای کسب و کار خود ارائه کنند.

جهت مشاوره در زمینه تهیه و تحلیل گزارش های آماری برای کسب و کار خود میتوانید با تیم تخصصی یک با ما در ارتباط باشید.