ایمیل شرکتی برای کارکنان و 7 جایگزین آن

ایمیل شرکتی یا ایمیل سازمانی چیست؟

ایمیل شرکتی برای کارکنان یک ابزار ارتباطی حیاتی در سازمان ها است که مکاتبات کارآمد، به اشتراک گذاری اطلاعات و همکاری بین کارکنان را تسهیل می کند. در اینجا به بررسی جنبه های کلیدی آن می پردازیم:

1. هدف : ایمیل شرکتی اهداف مختلفی مانند ارتباطات داخلی، هماهنگی پروژه، اشتراک گذاری به روز رسانی ها، برنامه ریزی جلسات، انتشار اطلاعیه های سراسر شرکت و تسهیل بحث ها را انجام می دهد.

2. پلتفرم: بسیاری از سازمان ها از پلتفرم ها یا خدمات ایمیل اختصاصی مانند Microsoft Outlook، Gmail for Business، IBM Notes یا Zoho Mail استفاده می کنند. این پلتفرم‌ها اغلب ویژگی‌های دیگری را ارائه می‌کنند که برای استفاده تجاری طراحی شده‌اند، مانند یکپارچه‌سازی تقویم، مدیریت کار، و اقدامات امنیتی.

3. آدرس های ایمیل: کارمندان معمولاً آدرس های ایمیلی دارند که توسط دامنه کارفرمایشان ارائه شده است (به عنوان مثال، [email protected]). این آدرس ها به عنوان ابزار رسمی ارتباط در سازمان عمل می کنند و اغلب برای ارتباطات خارجی نیز استفاده می شوند.

4. امنیت: سیستم های ایمیل شرکتی برای محافظت از اطلاعات حساس و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز، امنیت را در اولویت قرار می دهند. این شامل اقداماتی مانند رمزگذاری، احراز هویت چند عاملی، فیلتر هرزنامه و محافظت از آنتی ویروس است.

5. ارتباطات داخلی: ایمیل به طور گسترده برای ارتباطات داخلی بین کارکنان و بخش ها استفاده می شود. این شامل تبادل پیام، به اشتراک گذاری اسناد، درخواست اطلاعات و جستجوی بازخورد است.

6. ارتباطات خارجی: کارمندان از ایمیل شرکتی برای برقراری ارتباط با مشتریان، شرکا، فروشندگان و سایر ذینفعان خارجی استفاده می کنند. این به عنوان یک کانال حرفه ای برای انجام معاملات تجاری، مذاکرات و حفظ روابط عمل می کند.

7. ارتباطات رسمی: ایمیل شرکتی اغلب برای ارتباطات رسمی در داخل سازمان استفاده می شود، مانند اطلاعیه های رسمی، به روز رسانی خط مشی ها، اطلاعیه های منابع انسانی و دستورالعمل های مدیریتی.

8. همکاری: ایمیل همکاری بین اعضای تیم را فعال می کند و به آنها امکان می دهد روی پروژه ها با هم کار کنند، ایده ها را به اشتراک بگذارند، به روز رسانی کنند و وظایف را هماهنگ کنند. پیوست‌ها، پیوندها و تصاویر درون خطی معمولاً برای به اشتراک گذاشتن فایل‌ها و اطلاعات مرتبط استفاده می‌شوند.

9. ادغام تقویم: بسیاری از پلتفرم های ایمیل شرکتی ویژگی های تقویم را یکپارچه می کنند و به کارمندان اجازه می دهند جلسات، قرار ملاقات ها و رویدادها را مستقیماً از رابط ایمیل خود برنامه ریزی کنند. دعوت‌نامه‌ها و یادآوری‌ها را می‌توان برای شرکت‌کنندگان ارسال کرد و در دسترس بودن را می‌توان از طریق تقویم‌های مشترک بررسی کرد.

10. دسترسی تلفن همراه: سیستم های ایمیل شرکتی اغلب از دسترسی تلفن همراه پشتیبانی می کنند و کارمندان را قادر می سازند از طریق تلفن های هوشمند و تبلت ها به حساب های ایمیل خود دسترسی داشته باشند. این تضمین می‌کند که کارمندان می‌توانند حتی زمانی که از میز خود دور هستند، متصل و پاسخگو بمانند.

11. آداب: شرکت ها معمولاً دستورالعمل های آداب ایمیل را برای اطمینان از ارتباط حرفه ای و مؤثر ایجاد می کنند. این شامل دستورالعمل هایی در مورد لحن، قالب بندی، زمان پاسخ، استفاده از خطوط موضوع، و استفاده مناسب از CC (کپی کربن) و BCC (کپی کربن کور) است.

12. بایگانی و نگهداری: سیستم های ایمیل شرکتی اغلب دارای خط مشی های بایگانی و نگهداری هستند تا با الزامات قانونی مطابقت داشته باشند و ثبت سوابق را تسهیل کنند. این تضمین می کند که ارتباطات و اسناد مهم برای مراجعات بعدی حفظ می شوند.

به طور کلی، ایمیل شرکتی نقش مهمی در تسهیل ارتباطات، همکاری و هماهنگی درون سازمان ها ایفا می کند و به کارایی و بهره وری آنها کمک می کند.

راهکارهای جایگزین برای ایمیل شرکتی

چندین جایگزین برای ایمیل شرکتی وجود دارد که هر کدام ویژگی ها و مزایای منحصر به فردی را در مقایسه با سیستم های ایمیل سنتی ارائه می دهند. در اینجا چند جایگزین قابل توجه و مزایای آنها وجود دارد:

1. پلتفرم های پیام رسانی فوری:

– مثال‌ها: Slack، Microsoft Teams، Discord.

– مزایا: ارتباط بی‌درنگ، چت‌های گروهی، کانال‌هایی برای موضوعات یا پروژه‌های خاص، ادغام با سایر ابزارهای بهره‌وری، و امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها و همکاری یکپارچه در رابط چت. پلتفرم‌های پیام‌رسانی فوری اغلب برای تبادل سریع و همکاری تیمی نسبت به ایمیل ترجیح داده می‌شوند.

2. ابزارهای مدیریت پروژه:

– مثال ها: Asana، Trello، Basecamp.

– مزایا: این ابزارها که به طور خاص برای مدیریت کار و همکاری پروژه طراحی شده اند، ویژگی هایی مانند تعیین تکلیف، ردیابی پیشرفت، یادآوری مهلت، به اشتراک گذاری فایل، و موضوعات بحث را ارائه می دهند. آنها محیطی ساختاریافته برای سازماندهی و مدیریت پروژه ها به طور موثرتر از ایمیل فراهم می کنند.

3. پلتفرم های ویرایش اسناد مشترک:

– مثال‌ها: Google Workspace (سابق G Suite)، Microsoft Office 365.

– مزایا: این پلتفرم‌ها به چندین کاربر اجازه می‌دهند تا در اسناد، صفحات گسترده و ارائه‌ها در زمان واقعی با یکدیگر همکاری کنند. آنها ویژگی هایی مانند تاریخچه نسخه، اظهار نظر و ویرایش همزمان را ارائه می دهند که نیاز به تبادل ایمیل های رفت و برگشتی را هنگام کار بر روی اسناد مشترک کاهش می دهد.

4. راه حل های کنفرانس ویدئویی:

– مثال‌ها: زوم، تیم‌های مایکروسافت، Google Meet.

– مزایا: پلت‌فرم‌های کنفرانس ویدیویی ارتباط چهره به چهره، اشتراک‌گذاری صفحه و جلسات مجازی را امکان‌پذیر می‌سازند و آنها را برای تیم‌های راه دور، ارائه‌های مشتری، جلسات آموزشی و مصاحبه‌ها ایده‌آل می‌سازند. آنها در مقایسه با ایمیل، یک تجربه ارتباطی جذاب و تعاملی تر را ارائه می دهند.

5. پلتفرم های شبکه های اجتماعی:

– مثال: Yammer، Workplace توسط Facebook، Microsoft Yammer.

– مزایا: این پلتفرم ها شبکه های اجتماعی را تقلید می کنند اما برای استفاده داخلی در سازمان ها طراحی شده اند. آنها مشارکت کارکنان، به اشتراک گذاری دانش و ایجاد جامعه را از طریق ویژگی هایی مانند فیدهای خبری، بحث های گروهی، نظرسنجی ها و شناخت کارمندان تسهیل می کنند.

6. سکوهای ارتباطی یکپارچه:

– مثال‌ها: Cisco Webex، RingCentral، Avaya.

– مزایا: پلتفرم‌های ارتباطی یکپارچه کانال‌های ارتباطی مختلف مانند تماس‌های صوتی، کنفرانس ویدیویی، پیام‌رسانی فوری و ایمیل را در یک رابط واحد ادغام می‌کنند. این امر ارتباطات را ساده می کند، همکاری را افزایش می دهد و بهره وری را با ارائه یک پلت فرم واحد برای همه نیازهای ارتباطی بهبود می بخشد.

7. درگاه های اینترانت:

– مثال ها: شیرپوینت

– مزایا: پورتال های اینترانت به عنوان پلتفرم های متمرکز برای ارتباطات داخلی، مدیریت اسناد، به اشتراک گذاری دانش و همکاری عمل می کنند. آن‌ها ویژگی‌هایی مانند فیدهای خبری، مخازن اسناد، ویکی‌ها، انجمن‌های گفتگو و فهرست کارمندان را ارائه می‌کنند که شفافیت و دسترسی به اطلاعات را در سازمان‌ها ارتقا می‌دهند.

این جایگزین‌ها مزایایی مانند بهبود همکاری، ارتباطات بی‌درنگ، مدیریت جریان کار، افزایش بهره‌وری و کاهش بار ایمیل را ارائه می‌دهند. بسته به نیازها و ترجیحات خاص یک سازمان، اتخاذ یک یا چند مورد از این گزینه ها در کنار یا به جای ایمیل سنتی شرکت می تواند به طور قابل توجهی کارایی ارتباط و همکاری را افزایش دهد. استفاده از ایمیل شرکتی یا ایمیل سازمانی و جایگزین‌های آن بستگی به نوع ارتباط، هدف و نیازهای کسب‌وکار یا سازمان دارد. در زیر به برخی از مواردی که استفاده از ایمیل شرکتی و جایگزین‌های آن مناسب‌تر است، اشاره می‌شود:

چه زمانی از ایمیل شرکتی یا سازمانی استفاده کنیم

ارتباطات رسمی و حرفه‌ای
– وقتی نیاز به ارتباط با مشتریان، همکاران، تامین‌کنندگان و سایر افراد دارید به نحوی که نشان‌دهنده‌ی حرفه‌ای بودن شما باشد.
– ارسال اسناد، قراردادها و پیشنهادات رسمی.

امنیت و حریم خصوصی
– اطلاعات حساس و محرمانه را باید از طریق ایمیل‌های شرکتی ارسال کنید تا از امنیت بالاتری برخوردار باشد.
– ایمیل‌های سازمانی اغلب توسط مدیران IT نظارت و محافظت می‌شوند.

برندینگ و شناخت
– استفاده از دامنه‌ی اختصاصی (مثلاً yourcompany.com) باعث افزایش اعتبار و شناخت برند شما می‌شود.
– مشتریان و شرکای تجاری اعتماد بیشتری به ایمیل‌های شرکتی دارند.

مدیریت و کنترل
– امکان مدیریت حساب‌های ایمیل کارکنان توسط مدیران IT.
– قابلیت کنترل دسترسی و تنظیمات امنیتی بهتر.

چه زمانی از جایگزین‌های ایمیل شرکتی استفاده کنیم

ابزارهای پیام‌رسان
– برای ارتباطات سریع و غیررسمی بین همکاران، می‌توان از ابزارهایی مانند Slack، Microsoft Teams و WhatsApp استفاده کرد.
– مناسب برای بحث‌های گروهی و همکاری در پروژه‌ها.

پلتفرم‌های همکاری و اشتراک‌گذاری فایل
– استفاده از Google Drive، Dropbox و Microsoft OneDrive برای اشتراک‌گذاری و همکاری روی اسناد.
– مناسب برای پروژه‌های مشترک و دسترسی به فایل‌های بزرگ.

ابزارهای مدیریت پروژه
– استفاده از ابزارهایی مانند Trello، Asana و Jira برای مدیریت وظایف و پروژه‌ها.
– مناسب برای پیگیری پیشرفت پروژه و تخصیص وظایف.

در نهایت، انتخاب ابزار مناسب بستگی به نیازهای خاص شما و نوع فعالیتی که انجام می‌دهید دارد. ترکیب هوشمندانه این ابزارها می‌تواند بهره‌وری و کارایی را افزایش دهد.